В одной фирме это человек, отвечающий на звонки и варящий директору кофе, в другой – «правая рука» руководителя. В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель. Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь – универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами.

Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально. Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря- делопроизводителя. Требования к секретарю с функциями делопроизводителя. В самом наименовании должности секретаря- делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности.

Необходимость работать с документацией требует от сотрудника: знаний основ делопроизводства, архивного дела; уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота); умения пользоваться оргтехникой. В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь- делопроизводитель», «секретарь- машинистка» или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек. Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т. Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело. Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет- почты это могут быть 1. С, CRM- системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы.

Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном. Но если в кабинете есть факс, селектор, мини- АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс- кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования. Содержание должностной инструкции секретаря- делопроизводителя. Определившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа. За разработку должностных инструкций отвечает директор фирмы, но он может поручить эту задачу другому сотруднику, например, кадровику. Типовой образец должностной инструкции секретаря- делопроизводителя содержит: Общие положения: требования к образованию, опыту работы; навыки и знания, которыми должен обладать секретарь; какими документами и нормативными актами должен руководствоваться в работе.

Обязанности: прием и обработка корреспонденции, телефонные переговоры, делопроизводство, организация совещаний и т. Права секретаря: иметь доступ к необходимой информации, право подписи на определенных документах, право самостоятельно решать отдельные вопросы. Подчиненность: кому непосредственно подчиняется секретарь- делопроизводитель, какие работники имеют право давать ему поручения, чьи распоряжения являются приоритетными для выполнения. Ответственность: за ненадлежащее исполнение обязанностей, за нарушение конфиденциальной информации, коммерческой тайны, за материальный ущерб. Все положения инструкции должны быть максимально подробно раскрыты, особенно в части обязанностей секретаря и внутрифирменной иерархии – отсутствие разночтений в этих пунктах позволяет избежать конфликтных ситуаций в плоскостях «работодатель- работник» и «секретарь – другие сотрудники». Четко зная свои обязанности, секретарь- производитель может построить максимально эффективную работу и защититься от попыток «навесить» на него чужие дела. Должностную инструкцию секретаря- делопроизводителя можно скачать бесплатно на нашем сайте, а затем доработать ее в соответствии с требованиями руководителя и согласовать с юрисконсультом.

Готовый вариант документа утверждается директором и подписывается секретарем при приеме на работу вместе с трудовым договором. Должностная инструкция хранится на рабочем месте секретаря, второй экземпляр передается на хранение в личное кадровое дело сотрудника.

Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую документацию) (рус.). Должностные инструкции на Jobs. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ (ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВХОДЯЩУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ)I. Общие положения. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Образцы и примеры документов » Должностные инструкции » Должностная инструкция делопроизводителя детского сада . Организационно-правовая форма) должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) " " . Должностная . Должностная инструкция делопроизводителя. Общие положения. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению . Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. Dsc Lc 102 Инструкция.Doc. Должностные обязанности.

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов, руководству и исполнителям. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

Представляет: - Зарегистрированные документы - заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).- Получаемые документы с резолюцией руководства - в бюро контроля и исполнителям. Права. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. II настоящей должностной инструкции. В пределах своей компетенции сообщать . Ответственность Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность за. Украины. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

Украины. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за: - Состояние учета и регистрации документов.- Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию..