Учёт путевых листов и ГСМ. Статьи по теме. Документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист или «лист учета ГСМ» как часто его называют сотрудники компании. Из нашей статьи вы узнаете, какие требования нужно учесть, если компания решила не использовать типовую форму, как вести учет путевых листов и ГСМ, а также ответим на спорный вопрос относительно нормирования расходов на горюче- смазочные материалы. Остальные же компании вправе не только сделать выбор между типовой формой и своей собственной, но и выписывать путевой лист на любой срок, не превышающий 1 месяца (письмо Минфина России от 3.

Как и в случае с путевыми листами, компании, которые не относятся к автотранспортным предприятиям, вправе самостоятельно сделать выбор относительно использования унифицированной формы. В журнал необходимо вносить сведения по всем выданным путевым листам в хронологическом порядке. По завершении его ведения листы прошиваются, скрепляются печатью и подписью руководителя. Как правило, журнал оформляется срок на 1 год. Учет путевых листов в бухгалтерии возлагается на сотрудника в соответствии с его должностной инструкцией. Согласно ПБУ 5/0. ГСМ в бухгалтерском учете ведется по фактической стоимости.

Акт контрольного замера нормы расхода топлива – документ, отображающий нормы расхода конкретных горюче-смазочных материалов транспортными средствами организации, установленные посредством. Скачать бланк. Акт списания ГСМ образец: При проверке налоговики часто. Отражение в акте списания ГСМ норм расхода топлива и причины . Нормы расхода горюче-смазочных материалов устанавливаются. Скачать бланк: Microsoft .

ГСМ могут быть приняты к учету на основании: товарной накладной (форма ТОРГ- 1. ККМ (в чеке должны быть указаны марка ГСМ, количество литров и сумма). В настоящее время компании предпочитают использовать топливные карты. Это удобно и практично, так как не нужно постоянно выдавать денежные средства в подотчет на покупку ГСМ. В конце месяца организация- продавец ГСМ заполняет весь пакет документов, начиная с товарной накладной и заканчивая расшифровкой полученного ГСМ всеми топливными картами. В налоговом учете расходы компании на содержание служебного транспорта (расходы на ГСМ) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп.

НК РФ). Для того, чтобы подтвердить экономическую обоснованность расходов на ГСМ и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода, необходимо заполнять в путевом листе маршрут следования транспортного средства (письмо УФНС России по г. Москве от 0. 7. 0. В противном случае, компании придется доказывать правомерность включения расходов на ГСМ в налоговую базу по налогу на прибыль в суде. Нужно ли нормировать расходы на ГСМВопрос нормирования ГСМ является спорным. С одной стороны, в НК РФ нет ограничения по сумме расходов на ГСМ. С другой стороны, письмо УФНС России по г. Москве от 3. 0. 1.

Распоряжением Минтранса России от 1. ГСМ самостоятельно, основываясь на данных завода- изготовителя транспортного средства. Но не забывайте, что расход ГСМ зависит и от таких факторов как: условия использования транспортного средства и его техническое состояние. Так, расход ГСМ в Москве и Санкт- Петербурге из- за пробок значительно выше в сравнении с другими городами РФ. Техническое состояние транспортного средства зависит от срока и интенсивности эксплуатации. Для того, чтобы обосновать завышенные нормы списания ГСМ рекомендуем подготовить следующие документы: акты контрольного замера расхода топлива; заключение центра технического обслуживания и др.

Срочно из редакции! Подписка со скидкой 1.

Нормы расхода топлива на 2. Минтранс РФ: последняя редакция. Посмотрите нормы расхода топлива на 2.

Минтранс РФ (последняя редакция), которые помогут вам безопасно списать расходы на ГСМ. Разберемся, какие нормы расходов топлива на 2. Какие на этот счет есть разъяснения из налогового ведомства. Все это вы найдете в нашей статье. Чтобы быстрее найти ответ на свой вопрос, используйте рубрикатор: Для чего нужны нормы расхода топлива в 2. Сразу скажем, что, по мнению налоговиков, компания обязана соблюдать нормы расхода топлива на 2.

Минтранс РФ в последней редакции (Распоряжение Минтранса России от 1. При компенсации сотруднику расходов на ГСМ компания вправе следовать нормативам, но не обязана. Обращаем внимание, что Налоговый кодекс тоже не требует от компании при налогообложении прибыли нормировать расходы на ГСМ по квотам, которые утвердил Минтранс. Статьи по теме: По каким нормам компенсировать расходы на ГСМ своему сотруднику. Нередко компания использует в своей деятельности личные автомобили сотрудников. Их затраты на ГСМ надо возместить, но уже не по нормам расхода топлива на 2. Минтрансом РФ (последняя редакция).

Для этого Правительство РФ утвердило специальные нормативы (Постановление Правительства РФ от 0. Эти нормы, в отличие от квот, предлагаемых Минтрансом РФ, необходимо использовать при выплате компенсации сотрудникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Напоминаем, что эти затраты на такую компенсацию компания может учесть в  расходах, связанных с производством и реализацией (подп. Еще раз напоминаем о необходимости письменного соглашения с работником об использовании его авто и компенсации за эксплуатацию (письмо Минфина России от 2. Такое соглашение можно включить в трудовой контракт, например, вот таким образом: А теперь посмотрите на нормы, в рамках которых компания может учесть компенсацию работнику в своих расходах: Объем двигателя легкового автомобиля. Норматив (руб/мес.)до 2. А еще отметим, что норматив применяется только при эксплуатации легкового автомобиля.

Компенсацию и возмещение затрат надо учитывать в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (подп. НК РФ). Что касается НДФЛ, то есть разъяснения финансового и других ведомств о том, что такие выплаты не облагаются налогом а также не включаются в справку о доходах работника (письма Минфина от 2. Документ так назван не случайно, это именно рекомендации для применения. В нем содержатся базовые значения по транспортным и эксплуатационным нормам расходов топлива конкретной модели, марки или модификации транспорта.

Эти нормативы предназначены изначально для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей, независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобили. В документе прописаны нормы расхода ГСМ по каждому автомобилю в зависимости от его марки, модели, класса. С помощью этих данных компания может вести учет потребленных ГСМ в количественном и стоимостном выражении.

Это позволяет рассчитать себестоимость перевозок и контролировать расходы. Риски компании при списании ГСМ без учета нормативов.

Напоминаем, что фактические затраты на содержание автопарка компания учитывает в составе прочих или материальных расходов (подп. НК РФ, письмо Минфина России от 1. Напрямую чиновники не обязывают компанию следовать этим квотам, но, по сути, настоятельно рекомендуют. Рассмотрим, чем рискует компания, списывая топливо без учета квот Минтранса.

Мы проанализировали судебную практику по этому вопросу и вот, какой вывод — некоторые суды и сейчас поддерживают налоговиков в необходимости списания ГСМ по нормам Минтранса. Ситуация: компания разработала собственные нормативы списания ГСМ исходя из фактического расхода. Когда возникает риск по налогу на прибыль: если стоимость топлива уменьшает налогооблагаемую прибыль в полном объеме. Напоминаем, что налоговики и раньше настаивали на списании горючего в пределах норм, которые установлены распоряжением Минтранса России от 1. Москве от 3. 0. 1. Минфин России в свою очередь сделал вывод, что компании не обязаны нормировать израсходованные ГСМ.

Чиновники исходили из того, что в Налоговом кодексе нет прямого указания на нормирование расходов на содержание служебного транспорта (подп. Главное для компании — это документально подтвердить и экономически обосновать топливные затраты (письма Минфина России от 2. Таким образом, списывая топливо по факту, организация должна быть готова к спорам с контролерами. Есть судебные решения в пользу компаний (постановления ФАС Центрального от 0. Но в последнее время, все чаще суды принимают сторону налоговиков. Так, ФАС Северо- Кавказского округа в постановлении от 2. Даже если лимиты подтверждены внутренними актами компании (оставлено в силе определением Верховного суда РФ от 1.

Несмотря на наличие внутренних актов и приказов. В итоге суд поддержал инспекцию (постановление от 0. Поэтому риск претензий по- прежнему высок. А в электронном журнале эксперты рассказали, чем рискует компания, если: компания списывает солярку по данным системы ГЛОНАСС,организация установила на большегрузы устройство системы «Платон» и пробег согласно их данным не совпадает с пробегом, подтвержденным путевыми листами,организация продала автомобиль с полным баком топлива,организация списала топливо по автомобилю директора, потраченное после 1. ГСМ представитель компании заплатил НДС на территории другого государства, к примеру Финляндии, а при пересечении границы подал документы на возврат налога по системе Тax free,компания возмещает сотрудникам стоимость ГСМ при использовании личного автомобиля. Ответы на эти вопросы смотрите в статье «Проверка на риски: как без потерь в налоговом учете списать ГСМ». Нюансы при использовании «зимних» норм на ГСМ в 2.

Зимние нормы расхода топлива зависят от региона, размер зимних надбавок к расходу ГСМ варьируется от 5 до 2. Такое положение может заставить ее перейти на нормы, утвержденные самостоятельно, или вовсе отказаться от норм. Ведь Кодекс не требует нормировать расходы на содержание автотранспорта (подп. НК РФ). Какими документами обосновать расходы на ГСМ в 2. Основным документом, который подтверждает расход бензина по факту, является путевой лист. Но налоговики потребуют от компании доказать обоснованность расходов, которые превышают нормы Минтранса.

Безопаснее использовать собственные нормы. Для этого создайте комиссию из числа сотрудников компании. Она проведет несколько контрольных замеров по каждой машине и зафиксирует результаты в акте. Зарядку Для Детей здесь.

Усредненные показатели таких замеров директор утверждает приказом в качестве норм. Но если компания списывает бензин выше собственных нормативов, налоговики могут снять расходы. Суды в некоторых регионах соглашаются с мнением проверяющих (постановления Арбитражного суда Северо- Кавказского от 2.

Например, из- за пробок на дорогах, тяжелого груза, технических проблем с машиной. Что изменилось в правилах заполнения путевых листов в 2. Это выгодно, ведь такую выплату можно учесть в расходах по налогу на прибыль, при этом, она освобождена от страховых взносов и НДФЛ.

Но ревизоры с особым вниманием проверяют компенсации за личное имущество и при любой удобной возможности доначисляют налоги и взносы. Чтобы снизить риски, безопаснее перепроверить, правильно ли компания оформляет такие выплаты.

Как это сделать, посмотрите в статье «Проверка на риски: как безопасно платить работникам компенсацию за личное имущество». Использование авто в служебных целях на правах аренды в 2. Еще одним способом компенсировать сотруднику расходы за использование его личного авто — это аренда транспортного средства.

Для этого компания заключает договор аренды с работником и берет его транспорт во временное пользование. При этом, авто можно арендовать «с экипажем» и тогда им будет управлять сам работник, Либо без него, это когда за транспорт будет отвечать лицо, назначенное компанией. Все, что нужно в обоих случаях — это заключить договор аренды, в котором важно согласовать размер арендных платежей (компенсации), и передать авто по акту. Обращаем внимание на важный момент: арендные платежи работодатель должен включить в доход работника и обложить их НДФЛ по ставке 1. НК РФ). Как оформить свои нормативы по расходам на ГСМ в 2. На практике, большие затраты на ГСМ в компании, для которой перевозки не являются основным видом деятельности, обязательно привлекут внимание контролеров.

Налоговики сразу поставят вопрос об экономической целесообразности таких затрат и попросят документально их подтвердить (п. НК РФ). И в этом компании могут помочь нормы расхода топлива на 2. Надо составить таблицу на израсходованное количество ГСМ с учетом этих нормативов. Для этого понадобятся путевые листы, а также положение или приказ об утверждении норм расхода ГСМ. Налоговый учет расходов на ГСМ в 2.

Напоминаем, что в законе нет положения, которое бы обязывало компанию соблюдать нормы расхода топлива. В нем лишь указано, что эти расходы можно отнести на прочие производственные (реализационные) расходы (подп. НК РФ). Смотрите, стоимость топлива израсходованного за месяц, компания может включить в расходы на последнее число месяца (письмо Минфина России от 3. А предъявить НДС к вычету можно только при наличии счета- фактуры от продавца или АЗС (письмо Минфина от 0. НК РФ). Расходы на проезд по платным дорогам и плата в системе «Платон»Любая компания, у которой есть служебные машины или которая использует личный транспорт сотрудников для служебных целей, может столкнуться с расходами на платные дороги. Не говоря уже об организациях, которые занимаются перевозками, в том числе грузовиками максимальной массой более 1. Платон». Плата за проезд прямо не предусмотрена в НК РФ.

Налоговики могут счесть такие расходы экономически неоправданными. Ведь компания могла воспользоваться бесплатным альтернативным проездом, который обязаны обеспечить власти или собственник (ст. Федерального закона от 0. В то же время пункт 1.

Временных правил, утв. Ведь проезд по платной дороге снижает расход ГСМ, износ шин, затраты на ремонт и вероятность ДТП.